De basisregistraties als motor van de compacte overheid
Dit is een blog van Gerdine Keijzer-Baldé, directeur Agenschap BPR, geschreven voor het platform I-Bestuur
Rond het stelsel van basisregistraties wordt veel gezegd en geschreven en we boeken concrete resultaten met elkaar. Voorbeeld daarvan is de in het afgelopen jaar gerealiseerde koppeling tussen de Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA). Resultaten die er toe bijdragen dat overheden efficiënter kunnen werken en ook burgers en bedrijven beter kunnen bedienen. De resultaten dragen er ook toe bij dat overheden beter inzicht krijgen in beleidsuitdagingen.
Innoveren
Registraties opbouwen en koppelingen leggen is nog niet voldoende om de investeringen te laten renderen die wij als overheden in de afgelopen jaren in basisregistraties hebben gedaan. Daarvoor is meer nodig, zoals het in samenhang gebruiken van de gegevens uit de BAG en de GBA door allerlei uitvoeringsorganisaties. De basisregistraties bieden in mijn ogen veel kansen om de overheid te innoveren in tijden waarin budgetten onder druk staan. Basisregistraties zijn wat dat betreft een tweesnijdend zwaard. We kunnen onze eigen organisatie efficiënter en effectiever maken en we kunnen burgers en bedrijven beter bedienen. Kijk eens naar alle formulieren in uw organisatie. Hoeveel gegevens vraagt u daar wel niet uit die al in de basisregistraties zijn opgenomen?
En dan gaat het wat mij betreft niet alleen om het van te voren invullen van formulieren van basale gegevens. Maar ook om allerlei bewijslast die we bij de burger of bedrijven leggen terwijl we dit ook makkelijk uit de basisregistraties hadden kunnen afleiden. Waarom moeten mensen nog allerlei inkomensverklaringen afleggen als zij in aanmerking willen komen voor bepaalde tegemoetkomingen? Terwijl er al een basisregistratie inkomen is? Waarom moeten ouders verklaringen ophalen bij een school waaruit blijkt dat de school verder dan zes kilometer van het woonadres ligt om in aanmerking te komen voor leerlingvervoer? Deze afstanden kunnen we prima bepalen met behulp van de gegevens uit de BAG en de GBA.
En als we al deze zaken niet meer uitvragen bij burgers en bedrijven dan hoeven we dit ook niet meer in behandeling te nemen, te beoordelen en te archiveren.
Uitvoeringsprocessen
Om dit te realiseren is meer nodig dan het koppelen van basisregistraties. Daarvoor is het nodig dat met een frisse blik wordt gekeken naar bestaande uitvoeringsprocessen en dat wordt bekeken waar het anders kan, met meer hergebruik van gegevens. En bij nieuwe ontwikkelingen moet veel meer worden gekeken naar bestaande definities en bestaande registraties in plaats van dat nieuwe registraties worden opgetuigd.
Dit vergt het nodige van organisaties. De focus van medewerkers op het eigen vakgebied en het eigen beleidsterrein volstaat dan niet meer. Er is dan een ketenoriëntatie van medewerkers nodig waarbij wordt gekeken wat je kunt halen bij de buren én wat je hen kunt bieden. Het gebruik en het delen van gegevens over en weer staat daarbij centraal. Het is dan van groot belang dat partijen kunnen bouwen op elkaars gegevens. Daarvoor zijn kaders nodig. Kaders om de kwaliteit van gegevens te waarborgen maar ook om de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te waarborgen.
Hoe verder het daadwerkelijk koppelen van basisregistraties gestalte krijgt en hoe duidelijker de benodigde kaders gesteld worden, hoe meer overheden in staat zullen zijn om de voordelen van het stelsel van basisregistraties op een verantwoorde wijze te verzilveren.
Helder
Wat de GBA en BAG betreft: het Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) borgt de kwaliteit en de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens in de GBA en bevordert een juist gebruik van de GBA. Sinds kort behoren daar ook de aan de BAG ontleende adresgegevens bij. De gemeenten hebben in de afgelopen periode de koppeling tussen de BAG en de GBA gerealiseerd. De ervaring heeft geleerd dat dit soort projecten in complexe omgevingen met vele betrokkenen niet eenvoudig te realiseren is. Goede resultaten kunnen alleen worden geboekt door heldere afspraken te maken, deze actief te bewaken en elkaar aan te spreken op de gemaakte afspraken.