Direct naar (in deze pagina): inhoud, zoekveld of menu.

U bevindt zich op: Home › GBA › Informatiebank › Vraag en antwoord

Zelfevaluatie-instrument

Waarom komt er een zelfevaluatie-instrument?

De kaders voor de inrichting van een vorm van controle en toezicht door het Rijk zijn de afgelopen jaren flink veranderd. De veranderingen op het gebied van ICT zijn hierbij een belangrijke factor. Daarnaast is tijdens de auditrondes aan het licht gekomen dat het anders moet: geen controle-instrument meer opgelegd door het Rijk, slechts éénmaal per drie jaar, maar continu aandacht voor de kwaliteit van de GBA onder verantwoordelijkheid van de gemeenten.
Uit nader onderzoek bleek dat in plaats van de huidige audit behoefte is aan een nieuw evaluatie-instrument waarbij Rijk én gemeenten een duidelijke rol hebben. Het instrument helpt gemeenten om de kwaliteit van gegevens en processen rond de GBA hoog te houden en het biedt de minister voldoende middelen om de kwaliteit van het stelsel te kunnen toetsen.
Om het controle-instrument meer eenheid te geven en het zo voor gemeenten makkelijker te maken, is in het nieuwe instrument de toets op het reisdocumentenproces meegenomen.

Naar boven

Wat gaat er concreet veranderen?

Met de invoering van de Wet Basisregistratie Personen (Wet BRP) zal voor de audit het volgende gaan veranderen:

  • De audit gaat niet één keer in de drie jaar plaatsvinden, maar jaarlijks.
  • De audit zal niet meer worden verricht door een gecertificeerde auditinstelling, maar de gemeenten gaan zelf met behulp van het evaluatie-instrument de audit digitaal uitvoeren.

Daarnaast zal Beveiligingsnet komen te vervallen en dit zal worden vervangen door het nieuwe onderzoek Reisdocumenten.

Naar boven

Hoe ziet het nieuwe evaluatie-instrument eruit?

Het evaluatie-instrument GBA en Reisdocumenten bevat twee vragenlijsten, een bestandscontrolemodule voor de GBA en een kwaliteitsmonitor.
Overigens is het evaluatie-instrument een instrument in ontwikkeling dat in de toekomst nog verder zal worden uitgebreid.

Vragenlijsten
Het instrument bevat twee vragenlijsten, een vragenlijst over het GBA-proces en een vragenlijst over het reisdocumentenproces. De vragenlijsten helpen gemeenten hun processen rond de GBA en de reisdocumenten optimaal in te richten en deze te toetsen aan de wet  en regelgeving.

Bestandscontrolemodule
De bestandscontrolemodule (BCM) is een module bij het systeem GBA V waarmee de gegevenskwaliteit van de GBA-persoonslijsten wordt gecontroleerd. De BCM voert controleregels uit op het gebied van structuur, domeinwaarden, consistentie en plausibiliteit van de gegevens.

Kwaliteitsmonitor
De kwaliteitsmonitor is een website in een besloten internetomgeving voor gemeenten. De kwaliteitsmonitor omvat:

  • de vertaling van de antwoorden op de vragenlijsten in cijfermatige resultaten van de eigen gemeente;
  • de presentatie van die resultaten in vergelijking met normcijfers en met de resultaten van andere gemeenten;
  • de uitkomsten van de bestandscontroles in cijfermatige resultaten van de eigen gemeente;
  • de presentatie van die resultaten in vergelijking met normcijfers en met de resultaten van andere gemeenten.
Naar boven

Komt er in de kwaliteitsmonitor een rapportage met aanbevelingen/advies voor de gemeenten?

Ja, de bedoeling is dat het evaluatie-instrument nog uitgebreid gaat worden met een automatisch gegenereerde managementrapportage. Deze rapportage geeft informatie over de kwaliteit van de administratie en de processen en aanbevelingen voor verbetering.
Daarnaast biedt de kwaliteitsmonitor de mogelijkheid om gegevens te exporteren naar overzichten in CSV-formaat (voor gebruik in bijvoorbeeld Excel) die de gemeente zelf kan verwerken tot rapportages.

Naar boven

Zijn er nog andere toekomstige uitbreidingen aan het evaluatie-instrument?

Het monitoren van het onderzoek van terugmeldingen bij gemeenten wordt vooralsnog niet in het evaluatie-instrument opgenomen. De bedoeling is dat dit pas gebeurt als de Wet BRP in werking is getreden.

Naar boven

In de huidige audit is inhoudelijke controle op de verwerking van brondocumenten inbegrepen. Hoe wordt hiermee omgegaan in het nieuwe evaluatie-instrument?

In een later stadium zal het project onderzoek doen of en zo ja, hoe een inhoudelijke controle op de verwerking van brondocumenten in het nieuwe instrument op te nemen.

Naar boven

Wat zijn de voordelen van het nieuwe evaluatie-instrument?

Het nieuwe instrument ondersteunt de gemeenten bij het uitvoeren van de kwaliteitszorg ten aanzien van de gegevens en processen rond de GBA en het reisdocumentenproces.
Zo krijgt de gemeente met behulp van dit evaluatie-instrument de mogelijkheid om:

  • de resultaten van de jaarlijkse evaluatie van de eigen gemeente te vergelijken met afgesproken normen, met eerdere resultaten van de eigen gemeente en met de resultaten van andere gemeenten;
  • de kwaliteit van de processen vaker te toetsen, zonder dat de resultaten van die toets meteen openbaar worden gemaakt;
  • de resultaten van de bestandscontroles te vergelijken met afgesproken normen, met eerdere resultaten van de eigen gemeente en met de resultaten van andere gemeenten;
  • inzage te krijgen in de bevindingen die per persoonslijst zijn geconstateerd, zodat er nader onderzoek kan worden gedaan;
  • analyses te verrichten over de resultaten van de bestandscontroles om trends te signaleren.
Naar boven

Hoe vaak worden de bestandscontroles gedraaid, hoe diepgaand zijn de bestandscontroles en worden ze in de toekomst nog uitgebreid?

De bestandscontroles worden minimaal eenmaal per jaar gedraaid. Wanneer blijkt dat er bij gemeenten behoefte is aan een kortere cyclus, kan er overgeschakeld worden op maandelijks of zelfs wekelijks draaien. De gewenste frequentie en bijbehorende draaitijden worden in de pilot onderzocht.
In de bestandscontroles zijn de voorschriften uit het Logisch Ontwerp GBA opgenomen, voor zover die automatisch controleerbaar zijn. Momenteel wordt gewerkt aan verdere uitbreiding met controles op basis van de wet- en regelgeving. De bestandscontrole¬module is open van opzet, zodat ook in de toekomst nieuwe controleregels kunnen worden toegevoegd.

Naar boven

Hoe weet ik als gemeente dat ik het goed/fout doe, wat zijn de normen en hoe worden die normen vastgesteld?

De foutklassen A, B en C in de huidige GBA-audit zijn in het nieuwe evaluatie-instrument losgelaten. In overleg met het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) zijn nieuwe kwaliteitscriteria bepaald. Om meer differentiatie te kunnen aanbrengen, zijn er zes verschillende klassen gedefinieerd. De normen zullen in een later stadium worden bepaald en daarna beproefd worden in een pilot met gemeenten.

Naar boven

Hoe gaat de kwaliteitsmonitor om met bevindingen die onterecht door de bestandscontrolemodule worden gemeld?

De eerste versie van de kwaliteitsmonitor zal geen voorzieningen hiervoor kennen, maar de bedoeling is dat het instrument in een later stadium wordt uitgebreid met een voorziening voor het bijhouden van onterechte bevindingen van de bestandscontroles.
Hierbij kan het gaan om onterechte of verkeerd uitgevoerde controles door de bestands¬controlemodule. Maar ook kan het gaan om op zichzelf terechte controles die in specifieke gevallen, bij bepaalde persoonslijsten, tot een onterechte bevinding leiden.

Naar boven

Wat gebeurt er met de resultaten van de benchmark en kan de gemeente zich buiten de benchmark plaatsen?

In eerste instantie zijn de resultaten van de benchmark alleen zichtbaar voor diegenen die toegang hebben tot de kwaliteitsmonitor.
Het is de bedoeling dat gemeenten jaarlijks een vorm van publieke verantwoording gaan afleggen aan de burger over de kwaliteit van de GBA. Dit kan bijvoorbeeld door het plaatsen van de algemene resultaten op de publieke website www.waarstaatjegemeente.nl of vermelding in het burgerjaarverslag van de gemeente.
BPR voert overleg met KING en de NVVB over het aanleveren van de benchmark¬resultaten voor plaatsing op www.waarstaatjegemeente.nl.

Naar boven

Kunnen we met de komst van de kwaliteitsmonitor de contracten voor andere bestandscontrolemodules nu opzeggen?

Dit is niet een vraag die BPR kan en moet beantwoorden. De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de gemeentelijke basisadministratie ligt bij de gemeente zelf. De gemeente moet zelf bepalen welke middelen worden ingezet om een goede kwaliteit te bewerkstelligen. De bestandscontrolemodule van BPR voert controleregels uit over de persoonslijsten. Maar dat is slechts een deel van het kwaliteitsproces. Voor het oplossen van deze bevindingen moet de gemeente een eigen aanpak kiezen.

Naar boven

Kunnen gemeenten via de kwaliteitsmonitor ervaringen uitwisselen?

Binnen de kwaliteitsmonitor wordt ruimte gecreëerd voor gemeenten om elkaar op de hoogte te brengen van praktijkvoorbeelden van hoe om te gaan met de kwaliteit van de GBA en de aanpak van gebleken knelpunten (best practices).

Naar boven

Mag onze gemeente meedoen met de pilot?

Gemeenten die belangstelling hebben voor deelname aan de pilot, kunnen dit per e mail kenbaar maken bij het Agentschap BPR via Kwaliteitsmonitor@bprbzk.nl.

Naar boven

Wanneer wordt het evaluatie-instrument ingevoerd?

Het moment van invoering van het nieuwe evaluatie-instrument is afhankelijk van wijziging van wetgeving en lagere regelgeving. Het wetsvoorstel BRP wordt naar verwachting in de loop van 2011 aan de Tweede Kamer aangeboden. De huidige ronde van de GBA-audit eindigt in juli 2013.

Naar boven

Mijn gemeente staat gepland in 2012 voor de 4e auditronde. Als het zelfevaluatie-instrument wordt ingevoerd in 2012, moet ik dan de audit nog doen op de huidige manier of via het nieuwe zelfevaluatie-instrument?

De huidige audit zal doorlopen tot de nieuwe Wet BRP in werking is getreden. Hoe de overgang van de huidige audit naar de nieuwe zelfevaluatie eruit komt te zien, is nog niet precies bekend. Het zal ook afhangen van wanneer de nieuwe Wet BRP in werking treedt.

Naar boven

Welke rol gaat BZK/BPR in de toekomst vervullen m.b.t. het evaluatie-instrument?

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) c.q. het Agentschap BPR kan de inhoudelijke kwaliteit van de gegevens en het proces bij de gemeenten op afstand monitoren, nadat de gemeenten de gegevens hebben vrijgegeven. BZK/BPR analyseert de resultaten, om inzichtelijk te maken waar de eventuele knelpunten bij gemeenten zijn. Naast deze analyse kan getoetst worden of de situatie in de praktijk overeenkomt met de resultaten van de zelfevaluatie.
Wanneer een gemeente niet tijdig aan de gestelde normen voldoet, wordt in overleg met BZK een verbeterplan opgesteld.

Naar boven

Komt er nog een steekproef zoals bij BeveiligingsNet?

Een steekproef kan aan de orde zijn ingeval uit de analyse van alle resultaten blijkt dat getoetst moet worden of de situatie in de praktijk overeenkomt met de resultaten uit de vragenlijsten. Dit zou ook aan de orde kunnen zijn indien de resultaten van het eventuele verbeterplan, dat wordt opgesteld indien een gemeente niet tijdig aan de gestelde normen voldoet, daartoe aanleiding geven.

Naar boven

Wat is de rol van het College Bescherming Persoonsgegevens in het nieuwe evaluatie-instrument?

Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) blijft de toezichthouder op de uitvoering van de wettelijke bepalingen als het gaat om de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, waarbij een sanctie tot de mogelijkheden behoort.

Naar boven

Wat is de relatie met mGBA? Straks wordt het LO BRP ingevoerd, worden dan de controles afgeschaft?

Nee, integendeel: de controles worden niet afgeschaft maar juist geïntensiveerd. In de gemoderniseerde GBA is het de bedoeling om de bestandscontroles uit te voeren vóórdat de persoonlijst wordt geactualiseerd. Controle vooraf in plaats van achteraf dus.
Inhoudelijk moet er ook wat veranderen aan de bestandscontroles. Het LO BRP kent een aantal wijzigingen in de gegevensset en  structuur ten opzichte van het huidige LO GBA. De bestandscontroles worden hierop aangepast. Ook wijzigingen in de bijhoudings¬procedures kunnen consequenties hebben voor de bestandscontroles.

Naar boven

Krijgen de gemeenten nog een vergoeding voor het uitvoeren van het zelfevaluatie-instrument?

Nee, de gemeente is vanaf de invoering van de Wet BRP niet meer verplicht om een gecertificeerde externe auditor in te huren en krijgt daar dus geen vergoeding van het Rijk meer voor.

Naar boven

Mogen we een externe inhuren om de vragenlijsten te beantwoorden?

Ja, de gemeente mag zelf bepalen of er externe hulp wordt ingehuurd bij het invullen van de vragenlijsten. Daar staat echter, net zoals nu ook het geval is bij het externe onderzoek Reisdocumenten, geen vergoeding van BZK tegenover.

Naar boven

Komt er een cursus voor Burgerzakenmedewerkers voor het gebruik van het zelfevaluatie-instrument?

Nee, er komt geen cursus voor het gebruik van het instrument. De uitleg staat op de website van het instrument, daarnaast komt er een handleiding en u kunt bellen met de servicedesk van BPR voor specifieke vragen.

Naar boven

Komt met het nieuwe evaluatie-instrument ook het driejaarlijkse externe onderzoek Reisdocumenten te vervallen?

Dit is nog onderwerp van onderzoek. Er gaat binnenkort een risico-analyse uitgevoerd worden op de hele reisdocumentketen. De uitkomsten hiervan zullen mede bepalen wat er gaat gebeuren met het driejaarlijks extern onderzoek Reisdocumenten.

Naar boven