U bevindt zich op: Home › GBA › Informatiebank › Vraag en antwoord

Persoonslijst

• Op een persoonslijst is een voornaam van een ouder onjuist opgenomen. Aan de hand van een kopie van de geboorteakte wordt deze voornaam gecorrigeerd. Moet het gemeentebestuur in dit geval betrokkene hierover informeren?
• Op een ontvangen persoonslijst staan gegevens in onderzoek terwijl de datum einde onderzoek niet is ingevuld. Mag dit onderzoek zonder meer worden afgesloten en de datum einde onderzoek worden ingevuld?
• Wat moet er gebeuren met persoonslijsten die ten onrechte actueel aanwezig zijn in meer dan één gemeente?
• Op de (opgeschorte) persoonslijst staat een foutieve landcode bij Geboorteland. Het land bestond nog niet op het tijdstip van geboorte. In element Gemeente document staat de waarde PK (of PKA). Hoe kan deze fout worden gecorrigeerd?
• Hoe verwerk ik op de persoonslijst het bekend worden van onbekende ouders?
• Op de persoonslijst van een tot Nederlander genaturaliseerde persoon staat een categorie met een onbekende nationaliteit. Moet deze categorie ook worden gewijzigd?
• Is het verplicht bij het opnemen van een buitenlandse plaatsnaam te controleren of het de officieel vastgestelde schrijfwijze van de plaatsnaam is en moet een Nederlandse vertaling voor de plaatsnaam worden gevonden?
• Kunnen correcties op basis van de Landelijke Tabellen worden aangebracht?
• Betrokkene overlegt een paspoort en een akte afgegeven in het buitenland. De gegevens in de brondocumenten wijken onderling van elkaar af. Aan welk brondocument moeten de gegevens nu worden ontleend?
• Wordt bij vertrek naar het buitenland de afnemersindicatie op de persoonslijst van betrokkene automatisch verwijderd?
• Een persoon meldt zich voor eerste inschrijving wegens vestiging vanuit het buitenland. Mag inschrijving van deze persoon geweigerd worden omdat hij geen brondocumenten bij zich heeft dat hij moet tonen?

Op een persoonslijst is een voornaam van een ouder onjuist opgenomen. Aan de hand van een kopie van de geboorteakte wordt deze voornaam gecorrigeerd. Moet het gemeentebestuur in dit geval betrokkene hierover informeren?

1. 
   betrokkene heeft schriftelijk verzocht om verbetering van dit gegeven of;
2. het gemeentebestuur  heeft de onjuistheid ontdekt en heeft het voornemen bij die voornaam van een ouder een aantekening over de onjuistheid van dat gegeven te plaatsen.

Als betrokkene heeft verzocht om verbetering van een gegeven is in het tweede lid van artikel 82 Wet GBA bepaald dat het gemeentebestuur aan het verzoek uitvoering geeft. Wanneer het gemeentebestuur de fout heeft ontdekt is het verplicht artikel 83 Wet GBA toe te passen. Het gemeentebestuur dat het voornemen heeft bij een opgenomen algemeen gegeven een aantekening over de onjuistheid te plaatsen, doet van dat voornemen zo spoedig mogelijk aan betrokkene schriftelijk mededeling met vermelding van de reden.

Op een ontvangen persoonslijst staan gegevens in onderzoek terwijl de datum einde onderzoek niet is ingevuld. Mag dit onderzoek zonder meer worden afgesloten en de datum einde onderzoek worden ingevuld?

Wat moet er gebeuren met persoonslijsten die ten onrechte actueel aanwezig zijn in meer dan één gemeente?

Als een persoonslijst ten onrechte nog actueel is opgenomen zal de bijhouding van die persoonslijst moeten worden opgeschort met de reden "F" (fout). In dit geval wordt aan afnemers die een afnemersindicatie op de opgeschorte persoonslijst hebben geplaatst, geen Ng01-bericht gestuurd. Op een andere wijze (bijvoorbeeld door middel van een Vb01-bericht of een telefoontje) zullen afnemers geïnformeerd moeten worden over deze bijzondere situatie.
Bovendien is het mogelijk dat afnemers zelf al hebben geconstateerd en gemeld dat ten aanzien van een persoon twee persoonslijsten actueel aanwezig zijn.

Op de (opgeschorte) persoonslijst staat een foutieve landcode bij Geboorteland. Het land bestond nog niet op het tijdstip van geboorte. In element Gemeente document staat de waarde PK (of PKA). Hoe kan deze fout worden gecorrigeerd?

Plaats het element Geboorteland in onderzoek.

1. Wanneer voor de aanleg van de PK een brondocument werd overgelegd kan dit voor de correctie worden gebruikt. De PK is geen brondocument en mag niet voor de correctie worden gebruikt. Het onderzoek kan worden beëindigd. Wel is het van belang hierbij de procedure in artikel 83 van de Wet GBA uit te voeren (zie ook 'opmerking').
2. Betrokkene kan worden gevraagd een brondocument te overleggen waaruit het juiste land van geboorte blijkt of waaraan het kan worden ontleend. Betrokkene kan een verklaring onder eed of belofte afleggen waaraan het juiste geboorteland kan worden ontleend. Het onderzoek kan worden beëindigd (zie ook 'opmerking').
3. Wanneer het niet mogelijk is een brondocument te krijgen, dan kan het element ambtshalve worden gecorrigeerd in 'Onbekend'. De waarde wordt dan de standaardwaarde (= '0000'). Hierbij is het van belang de procedure in artikel 83 e.v. van de Wet GBA uit te voeren. Het resultaat van het onderzoek is:  juiste code kan niet worden bepaald. Het onderzoek kan dan ook worden beëindigd. 
4. Wanneer het een opgeschorte persoonslijst betreft, wordt aangeraden de foutieve waarde te laten staan. Het onderzoek wordt in dit geval niet beëindigd.

Opmerking: wanneer in het brondocument een foutieve opgenomen waarde voorkomt, wordt deze foutieve waarde niet overgenomen op de persoonslijst. De juiste gegevens mogen worden afgeleid uit het brondocument zelf, in combinatie met andere bronnen. Het is wel van belang op het gebruikte brondocument aantekening te maken waarom de waarde niet is overgenomen op de persoonslijst en welke aanvullende bronnen of informatie aan dit besluit ten grondslag liggen. De aanvullende documenten kunnen ook bij het brondocument worden gevoegd.

Hoe verwerk ik op de persoonslijst het bekend worden van onbekende ouders?

Wanneer de gegevens van de ouders bekend worden, moet de desbetreffende categorie geactualiseerd worden. De historische categorie krijgt de indicatie Onjuist.
Een uitzondering hierop is de situatie waarin de gegevens van de ouders betrekking hebben op een rechtsfeit dat zich na de geboorte van de persoon heeft voorgedaan, bijvoorbeeld een adoptie. In die situatie wordt de categorie 02 en/of 03 geactualiseerd zonder dat de historisch geworden categorie daardoor Onjuist wordt. De oorspronkelijke oudergegevens blijven namelijk onbekend.

Op de persoonslijst van een tot Nederlander genaturaliseerde persoon staat een categorie met een onbekende nationaliteit. Moet deze categorie ook worden gewijzigd?

Nee. Bij het aanleggen van de persoonslijst bij eerste inschrijving kon niet worden vastgesteld welke nationaliteit(en) betrokkene heeft. Vervolgens kan bij het verkrijgen van de Nederlandse nationaliteit ook niet worden beoordeeld of betrokkene door naturalisatie deze onbekende nationaliteit zou verliezen. Wanneer de onbekende nationaliteit op een later moment alsnog bekend wordt, moet de procedure ongedaan maken van een onbekende nationaliteit uitgevoerd te worden. Vervolgens moet worden bepaald of betrokkene door naturalisatie deze nationaliteit heeft verloren. Voor de betreffende procedures zie hoofdstuk 6 HUP.

Is het verplicht bij het opnemen van een buitenlandse plaatsnaam te controleren of het de officieel vastgestelde schrijfwijze van de plaatsnaam is en moet een Nederlandse vertaling voor de plaatsnaam worden gevonden?

Nee. Als een buitenlandse plaatsnaam conform de vermelding op het brondocument wordt overgenomen op de persoonslijst, wordt de op het brondocument gehanteerde schrijfwijze als juist aangemerkt. Voor de juiste schrijfwijze van buitenlandse plaatsnamen bestaat geen voorschrift. Wanneer de Nederlandse schrijfwijze van een persoonslijst bekend is, dan wordt aanbevolen deze over te nemen op de persoonslijst. Voorbeelden hiervan zijn Anvers = Antwerpen, London = Londen etc.

Kunnen correcties op basis van de Landelijke Tabellen worden aangebracht?

De Landelijke Tabellen mogen in principe niet als bron worden gebruikt voor het aanbrengen van correcties. In veel gevallen zal wel de inhoud van de Landelijke Tabellen betrokken worden bij de beoordeling of een gegeven foutief is. Zo kan uit tabel 34 "Landentabel", de conclusie worden getrokken dat het betreffende land op de feitdatum nog niet of niet meer bestond. Vervolgens zal aan de hand van brondocumenten vastgesteld moeten worden wat het juiste land is.

Betrokkene overlegt een paspoort en een akte afgegeven in het buitenland. De gegevens in de brondocumenten wijken onderling van elkaar af. Aan welk brondocument moeten de gegevens nu worden ontleend?

De juiste gegevens moeten op de persoonslijst worden opgenomen. Eerst wordt vastgesteld in welk brondocument de juiste gegevens zijn opgenomen. Dit document wordt vervolgens gebruikt voor het ontlenen van de gegevens. Bij de beoordeling op juistheid worden ook de regels van het internationaal privaatrecht betrokken. Wanneer met toepassing van deze regels niet kan worden vastgesteld welk gegeven juist is, moet betrokkene aanvullende documenten overleggen. Wanneer ook aanvullende bewijsstukken niet kunnen worden overgelegd of geen uitsluitsel bieden, rest een verklaring onder eed of belofte. Aanbevolen wordt in voorkomende gevallen in element Beschrijving document te omschrijven dat de gegevens aan zowel het betreffende brondocument als de verklaring onder eed of belofte zijn ontleend.

Wordt bij vertrek naar het buitenland de afnemersindicatie op de persoonslijst van betrokkene automatisch verwijderd?

Als iemand naar het buitenland verhuist, worden de afnemersindicaties die op de persoonslijst zijn opgenomen, niet automatisch verwijderd. Een afnemersindicatie kan alleen op verzoek van de desbetreffende afnemers worden verwijderd. In het autorisatiebesluit is aangegeven in welke gevallen de afnemer verplicht is de afnemersindicatie van de persoonslijst te laten verwijderen. De afnemersindicatie wordt in de regel vaak niet verwijderd, omdat bij terugkeer van de persoon in Nederland de relatie met de afnemer wordt hersteld of voortgezet. De afnemersindicatie zorgt er in dat geval voor dat aan de afnemer een spontane mutatie wordt gestuurd van de terugkeer van de persoon in Nederland.

Een persoon meldt zich voor eerste inschrijving wegens vestiging vanuit het buitenland. Mag inschrijving van deze persoon geweigerd worden omdat hij geen brondocumenten bij zich heeft dat hij moet tonen?

Nee. In artikel 65 Wet GBA is bepaald dat degene die naar verwachting een half jaar minstens twee derden van de tijd in Nederland verblijf zal houden, verplicht is zich binnen vijf dagen na de aanvang van zijn verblijf in persoon te melden bij het bestuur van de gemeente waar hij zijn woonadres heeft om daarbij schriftelijk aangifte van verblijf en adres te doen. Hij is verplicht bij de aangifte de noodzakelijke inlichtingen te geven en de geschriften over te leggen met betrekking tot feiten over zijn burgerlijke staat, zijn nationaliteit en zijn eerder verblijf in Nederland. Als betrokkene niet in staat is bij de aangifte de noodzakelijke documenten over te leggen kan de inschrijving, als voldaan wordt aan het verblijfscriterium, niet geweigerd worden. Zo spoedig mogelijk na de aangifte moeten de documenten, zo nodig vertaald door een beëdigd vertaler, alsnog worden overgelegd.