Direct naar (in deze pagina): inhoud, zoekveld of menu.

U bevindt zich op: Home › GBA › Informatiebank › Vraag en antwoord › Basisregistratie Personen

Gebruik Basisregistratie Personen

Heeft een gemeente de Basisregistratie Personen ingevoerd als binnengemeentelijk raadplegen wordt gebruikt of als bijv. voor 1 of 2 grote taken verplicht gebruik en terugmelding is geregeld?

De invoering van de Basisregistratie Personen betekent dat je als organisatie bij de uitvoering van alle publieke taken altijd gebruik maakt van actuele GBA-gegevens en bij twijfel over de juistheid daarvan een terugmelding doet aan de GBA voordat je andere gegevens gebruikt. Dat heeft betrekking op binnengemeentelijke GBA-gegevens en op de gegevens van personen die in een andere gemeente zijn ingeschreven.
Het hebben van een raadpleegfunctie is geen enkele garantie dat het ook gebeurt. In de werkprocessen van medewerkers die belast zijn met de uitvoering van een publieke taak moet zijn opgenomen dat zij alleen actuele GBA-gegevens gebruiken. Hierin moet ook zijn gedefinieerd wat voor het werkproces gerede twijfel is (dat kan per proces /taak verschillen), wat zij dan nog zelf aan onderzoek doen en op welk moment het in onderzoek wordt gegeven aan de GBA. Ook moet duidelijk zijn of de uitvoering van de taak dan al dan niet voorlopig, stopt en een reactie van de GBA wordt afgewacht. In het geval de gebruikte gegevens niet juist blijken te zijn, moet het proces worden teruggedraaid en misschien een uitkering worden teruggevorderd.
Al deze zaken moeten in alle werkprocessen van alle publiekrechtelijke taken zijn opgenomen voordat gesproken kan worden over het ingevoerd hebben van de Basisregistratie Personen.

Naar boven

Is het juist dat een gemeente buitengemeentelijk niets hoeft te regelen voor bijv. belastingen als de taak overgedragen is aan een andere gemeente?

Als de uitvoering van de Belastingtaak bij een gemeente B is neergelegd, dan kan deze voor gemeente A verder buiten beschouwing worden gelaten. Wel is het zo dat de verantwoordelijkheid bij gemeente A blijft liggen, tenzij de taak is overgedragen aan  gemeente B.

Naar boven

Wat zijn voordelen van het gebruik van de Basisregistratie Personen?

Voordelen van de Basisregistratie Personen zijn onder andere eenmalige verstrekking door de burger en meervoudig gebruik, de overheid vraagt de burger niet naar bekende weg. Alle afdelingen (alle afnemers) maken gebruik van dezelfde gegevens, daarmee is het moeilijk voor de calculerende burger om bij verschillende diensten verschillende gegevens door te geven.

Naar boven

Wat betekenen de fasen 1 tot en met 5 die onder andere bij King (voorheen E-Gem) worden gebruikt voor de invoering van de Basisregistratie Personen?

  • Fase 1 Voorbereiding: Startnotitie maken en instellen projectgroep.
  • Fase 2 Inventarisatie: Per afdeling alle wettelijke taken en gegevensbehoefte inventariseren, informatie verstrekken over verplicht gebruik en terugmelding in werkprocessen.
  • Fase 3 Ontwerp: Opstellen plan van aanpak of invoeringsplan Basisregistratie Personen.
  • Fase 4 Realisatie: Uitvoeren plan van aanpak, binnengemeentelijke verstrekking regelen, inrichten verplicht gebruik en terugmelding, aanvragen en technisch regelen aansluiting op TMV.
  • Fase 5 Gebruik: Verplicht gebruik en terugmelding is voor alle wettelijke taken binnen de gemeente gerealiseerd.
Naar boven

Wordt het gebruik van een postregistratiesysteem aanbevolen in relatie tot de Basisregistratie Personen en gebruik van GBA-V? (CORSA en DIMPACT)

Een postregistratiesysteem heeft geen relatie met de invoering van de Basisregistratie Personen en hoeft om die reden niet gekoppeld te zijn aan de gemeentebrede ICT voorziening; bij de registratie van inkomende post is het niet noodzakelijk de gegevens in de post te vergelijken met de GBA.
Hiervoor zijn twee belangrijke redenen te noemen.

  1. Bij de registratie van de post zal niet altijd duidelijk zijn op welke taak deze post betrekking heeft. Betreft het de uitvoering van een private of publieke taak? En mogen de gegevens wel vergeleken worden met de gegevens in de GBA?
  2. Via het registratiesysteem zal de post worden doorgeleid naar de juiste afdeling. De afdeling kan zelf het beste bepalen of de post betrekking heeft op een publiekrechtelijke taak en op welk moment de post aanleiding is voor contact met de burger.

Op dat moment moeten de gegevens die gebruikt worden overeenkomen met de actuele gegevens in de GBA. Zijn de gegevens al geverifieerd met de GBA op het moment van registratie dan zijn deze niet meer actueel op het moment van de behandeling. Er zal dan opnieuw een verificatie moeten plaatsvinden.

Naar boven

Welke verplichtingen gelden voor opsporingsdiensten met betrekking tot de Basisregistratie Personen voor wat betreft verplicht gebruik en terugmelden?

De Basisregistratie Personen brengt twee verplichtingen met zich mee:

  1. het gebruik van actuele authentieke GBA-gegevens en 
  2. het terugmelden op actuele authentieke gegevens.

Ad 1) Er zijn bepaalde uitzonderingen op verplichting 1. In artikel 3b, tweede lid, Wet GBA staan deze uitzonderingen. Vooral sub c en d van dat artikel (sub c: indien bij wettelijk voorschrift anders is bepaald; sub d: een goede vervulling van de taak van de afnemer door de onverkorte toepassing van het eerste lid wordt belet.) zijn in dit kader van belang. In de Memorie van Toelichting (zie Kamerstukken II, 2005-2006, 30 514, nr.3, p. 8 en 9) wordt een toelichting gegeven op deze uitzonderingen. Hierin wordt iets bepaald over de uitzonderingen o.g.v. regelingen en handelingen op het gebied van opsporing en vervolging van strafbare feiten.

De passages uit de MvT luiden als volgt:
Artikel 3b, tweede lid, sub c: 
“Voor zover er in het algemeen voor bepaalde gevallen zwaarwegende argumenten aanwezig zijn die voor een afnemer of een categorie van afnemers nopen tot afwijking van de hoofdregel van het eerste lid van artikel 3b van het verplichte gebruik van de authentieke gegevens in de GBA, zal volgens het tweede lid, onder c, van artikel 3b ten behoeve van dergelijke gevallen een afwijkende voorziening bij wettelijk voorschrift kunnen worden getroffen. Hierbij kan met name worden gedacht aan regelingen op het terrein van controle, onderzoek en handhaving en van de opsporing en vervolging van strafbare feiten, alsmede de tenuitvoerlegging van strafrechtelijke beslissingen.”

Artikel 3b, tweede lid, sub d:
“De uitzonderingssituaties waarop het tweede lid, onder d, van artikel 3b ziet, betreffen specifieke gevallen waarin het zonder meer moeten gebruiken van de authentieke gegevens in de GBA op gespannen voet staat met een goede vervulling van een of meer taken door de afnemer. De beantwoording van de vraag of er een bijzondere situatie aanwezig is die belet dat de authentieke gegevens in de GBA moeten worden gebruikt, hangt daarmee niet af van de door de instelling zelf gevoelde noodzaak, maar van het geobjectiveerde criterium dat zulks voortvloeit uit een behoorlijke taakuitoefening door de afnemer.

Voor wat betreft de mogelijke situaties waarin een goede taakvervulling de onverkorte toepassing van het eerste lid van artikel 3b belet, gaat het in de eerste plaats om gevallen waarin de aard van de handeling zich tegen het verplicht gebruik van uitsluitend authentieke gegevens in de GBA verzet. Genoemd wordt de situatie waarin nadere gegevens van de ingeschrevene zelf of uit andere bronnen nodig zijn voor een deugdelijke identiteitsvaststelling. Ook in het kader van fraudebestrijding en fraudepreventie kan het naar de aard van de taak zeer wel nodig zijn dat de afnemer andere bronnen dan de GBA, waaronder de ingeschrevene zelf of de bronregisters van de GBA, raadpleegt en gebruikt. Meer in het algemeen kan het bij handelingen op het gebied van onderzoek, controle en handhaving en op het terrein van de opsporingen vervolging van strafbare feiten, alsmede de tenuitvoerlegging van strafrechtelijke beslissingen onmogelijk of onwenselijk zijn uitsluitend te vertrouwen op de authentieke gegevens in de GBA.”

De MvT noemt echter alleen voorbeelden. Afnemers zullen zelf per taak moeten nagaan of het gebruik van actuele authentieke gegevens verplicht is.

Ad 2) Er zijn geen uitzonderingen op verplichting 2. Echter wanneer een afnemer uitgezonderd is op het gebruik van actuele authentieke gegevens (verplichting 1 dus) dan is de betreffende afnemer ook niet verplicht om terug te melden.

Naar boven

Moet een gemeente na invoering van de Basisregistratie Personen per 1 januari 2010 nog uittreksels verstrekken aan het notariaat?

Nee, maar dat heeft niets met de invoering van de Basisregistratie Personen te maken. Notarissen zijn immers aangesloten op het GBA-netwerk via de Notariële Beroepsorganisatie en kunnen 7 x 24 uur GBA-V gebruiken.

Naar boven

Een gemeente kan moeilijk onderscheid maken tussen publiekrechtelijke- en privaatrechtelijke taken en het gebruik van gegevens. Zo kan bijv. de afdeling Financiën niet altijd zien of gegevens noodzakelijk zijn voor wettelijke of niet-wettelijke taken. Hoe moet de gemeente hiermee omgaan?

GBA-gegevens mogen alleen gebruikt worden voor de uitvoering van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat een afdeling die uitsluitend private taken uitvoert nooit de GBA kan en mag gebruiken. Voor een afdeling die zowel private als publieke taken uitvoert is dat moeilijker. GBA-gegevens die men heeft verkregen voor de uitvoering van de publieke taken, mogen dus niet gebruikt worden voor de private taak. In de praktijk zal dit lastig zijn.

Naar boven

Gebruik GBA voor personeelszaken/salarisadministratie?

Persoonszaken en de salarisadministratie zijn geen publiekrechtelijke taken. Binnengemeentelijke persoonsgegevens kunnen voor deze taken wel verstrekt worden maar alleen als dit ook in de GBA-verordening is geregeld. Gegevens over personen die in een andere gemeente zijn ingeschreven kunnen voor deze taken niet verstrekt worden. Deze taken zijn dan ook niet opgenomen in de autorisatie voor de gemeente als buitengemeentelijke afnemer.

Naar boven

Als de gemeente binnengemeentelijk persoonsinformatievoorziening (PIV) als personenregistratie gebruikt en PIV wordt dagelijks naar de landelijke voorziening gestuurd, gebruikt de gemeente dan altijd uitsluitend actuele GBA-gegevens?

Dit heeft geen relatie met de invoering van de Basisregistratie Personen. Dit betreft het dagelijks actueel houden van GBA-V volgens een standaardprocedure die in het Logisch Ontwerp GBA is opgenomen. Hier ligt alleen een relatie met de bijhouding van het bronbestand van de GBA en niet met het gemeentebrede gebruik.

Naar boven

Wat mag een gemeente na 1 januari 2010 wel en niet vragen aan de burger?

Voor identificatie mag een gemeente altijd aan de burger gegevens vragen. Gegevens die de overheid geacht wordt te weten mogen niet meer gevraagd worden.

Naar boven

Is het raadzaam om als gemeentelijk beleid vast te stellen dat voor alle transactiegerichte handelingen de identiteit van de klant moet worden vastgesteld. En last but not least: hoe verhoudt e.e.a. zich met de Wet Dwangsom? Hoe ga je om met een aanvraag die niet volledig is omdat de identiteit (nog) niet is vastgesteld.

Burger en overheid hebben een gemeenschappelijk belang bij een correcte vaststelling van de identiteit van de burger bij het afnemen van een dienst of het nakomen van een verplichting (uit Memorie van Toelichting Wet op de uitgebreide identificatieplicht). De nadruk ligt hierbij op het wederkerig karakter van het verkeer tussen burger en overheid.
Het afnemen van een dienst is een breed begrip, zeker bij de gemeente. Een heel groot deel van de taken van de gemeente valt onder het afnemen van een dienst door de burger of het nakomen van een verplichting.

Vanuit de GBA mag je alleen gegevens verstrekken als de identiteit deugdelijk is vastgesteld. Zie artikel 79 lid 4. Als iemand weigert om zijn legitimatie te tonen kan de gemeente dus geen gegevens uit de GBA gebruiken op een voorbedrukt formulier. Praktisch gezien moeten ze dus een geheel blanco formulier achter de hand houden voor die ene persoon die weigert zijn legitimatie te tonen. De burger kan dan zelf zijn persoonsgegevens invullen. Je kan als binnengemeentelijke afnemer natuurlijk wel die gegevens achteraf verifiëren met de GBA.

De hele procedure in het kader van de Algemene wet bestuursrecht en wet dwangsom is dan verder niet meer niet aan de orde.

Naar boven

Waar is het wettelijk opgenomen dat onder actuele gegevens verstaan wordt ‘gegevens niet ouder dan 24 uur’? Wordt aan de 24 uur termijn voldaan wanneer bijv. de beschikking vrijdag om 12 uur wordt gecontroleerd, dan uitgedraaid en maandagochtend voorzien van handtekeningen om 12 uur verzonden. In het weekend vinden er geen mutaties plaats. Voldoe je dan aan de 24 uur termijn?

Hoeveel uur een gegeven oud mag zijn wil het een ‘actueel’ gegeven genoemd mag worden is niet in de wetgeving vastgelegd. De verplichting van actueel gebruik komt in alle wetgeving van alle basisregistraties voor en is nergens gedefinieerd. Uit ervaring is bekend wat de wetgever hiermee bedoeld heeft en hoe dit in de praktijk beoordeeld wordt in het geval een rechter een uitspraak moet doen.
Er zijn een aantal uitspraken geweest van zaken die burgers aanhangig hebben gemaakt tegen VROM die niet zou weten dat een burger verhuisd was terwijl de burger dit wel had doorgegeven aan de GBA. Het ging hierbij over het terugvorderen van huursubsidie waarbij de datum van verhuizing van belang is voor de einddatum van de huursubsidie.
Door iedereen wordt altijd 24 uur gehanteerd. Als je niet kan aantonen dat je er alles aan gedaan hebt om de periode zo kort mogelijk te laten zijn, dan zal de burger een punt hebben. Mogelijk is 48 uur in incidentele gevallen ook nog acceptabel, het zal per geval verschillen en ook afhankelijk zijn van de rechter die hierover zal moeten oordelen.

Naar boven

Als alleen geboortejaar bekend is van een persoon (geen exacte datum), dan wordt dat binnen verschillende landelijke applicaties verschillend opgenomen. Bijvoorbeeld 01-01-1955 in GBA en in een andere registratie bijv. 01-07-1955. Hoe wordt dit landelijk opgelost? Is het GBA leidend en moet dit in de overige applicaties aangepast worden?

Volgens de regels mag alleen in de GBA worden opgenomen wat met zekerheid kan worden vastgesteld en hieraan moet een brondocument ten grondslag liggen. In bovengenoemd voorbeeld zou als alleen geboortejaar bekend is, in de GBA moeten worden opgenomen 00001955. Het is bekend dat hier niet altijd precies op dezelfde manier mee om wordt gegaan, maar is in de GBA-audit wel onderdeel van toetsing. De GBA is hoe dan ook leidend. Als de (binnen-)gemeentelijke afnemer twijfels heeft over de juistheid van het gegeven dan mag hij afwijken maar pas nadat hierover een terugmelding is gedaan. Het is wel zaak zelf zo mogelijk ook onderzoek te doen zodat bij de terugmelding een toelichting gegeven kan worden.

Naar boven

De Sociaal Raadslieden (SRL) hebben een vertrouwensfunctie. Moeten deze ook verplicht gebruik maken van de GBA en bij afwijkingen verplicht terugmelden? Of valt dit onder strijdigheid met goede taakvervulling?

De dienstverlening van de SRL houdt in het geven van kosteloos juridisch advies, informatie verstrekken, bemiddelen bij conflicten, schrijven van bezwaar- en beroepschriften op alle mogelijke rechtsgebieden. Hierin zijn de SRL onafhankelijk van de gemeente. Het komt regelmatig voor dat de SRL een bezwaarschrift schrijven tegen een beslissing van een gemeentelijke afdeling.
Alles wat in de spreekkamer wordt besproken is strikt vertrouwelijk. Alleen met toestemming van de klant nemen de SRL contact op met derden, en dat geldt ook voor die gemeentelijke afdelingen. Ze zijn terughoudend met het verstrekken van informatie aan derden, want ook daarvoor is toestemming van de klant vereist. Als de SRL verplicht zouden zijn informatie die tijdens het spreekuur naar voren komt door te geven aan bijvoorbeeld afdeling burgerzaken, is het vertrouwelijk karakter van de gesprekken weg. Die verplichting is niet te verenigen met de privacygarantie.

SRL-werk is geen wettelijke taak van gemeenten en de SRL maken niet vanzelfsprekend deel uit van een gemeente. Soms valt de SRL onder de gemeente, maar in veel steden en regio's is dat weer anders. Daar zie je de SRL soms als onderdeel van maatschappelijk werk of een vrijwilligersorganisatie.
Conclusie is dat het hier een soort ombudsfunctie betreft, waarbij de SRL weliswaar in dienst kan zijn van een gemeente, maar onafhankelijk van de gemeente opereert.
Er is dus geen sprake van een publieke taak van de gemeente waarvoor de regels van de Basisregistratie Personen gelden.

Naar boven

Beschikt de Basisregistratie Personen over een rekenmodel om een indicatie te verschaffen van de benodigde projectkredieten t.b.v. het projectplan voor de invoering van de Basisregistratie Personen? VROM/BAG verstrekte een Excel rekenmodel op basis van aantallen panden, soorten panden en inwoners. De handleiding budgetmodel voor invoering E-overheid is echter niet concreet genoeg en kan wel als checklist worden gebruikt maar bevat geen cijfers.

Agentschap BPR heeft hiervoor geen rekenmodel. De invoering van de Basisregistratie Personen is ook niet te vergelijken met de BAG. Het is begrijpelijk dat VROM wel met cijfers kan komen omdat het gaat om het opzetten van een bronhouderschap en dat is nog wel te berekenen. De kosten voor het uitrollen van het gebruik van de Basisregistratie Personen is van veel factoren afhankelijk. Bijvoorbeeld in hoeverre het gebruik al is ingevoerd, of er al een gemeentebrede ict-voorziening is binnen de gemeente, welke vakapplicaties er gebruikt worden door verschillende diensten en wat het kost om deze te koppelen, in hoeverre de invoering van de Basisregistratie Personen gecombineerd wordt met het doorvoeren van andere ontwikkelingen?
King (voorheen EGEM-i) hanteert wel een algemeen bedrag voor de invoering van de hele e-overheid binnen een gemeente. Dat is € 50,- per inwoner verspreid over een periode van 4 jaar.

Naar boven