Evaluatie-instrument GBA en reisdocumenten
Permanente aandacht voor kwaliteit
Aandacht voor de kwaliteit van de Gemeentelijke
Basisadministratie persoonsgegevens (GBA) en reisdocumenten moet
een constante factor zijn binnen gemeenten. In plaats van de
huidige driejaarlijkse GBA-audit en het huidige BeveiligingsNet is
daarom behoefte aan een nieuw jaarlijks evaluatie-instrument
waarbij Rijk én gemeenten een duidelijke rol hebben. Het Agentschap
BPR ontwikkelt een nieuw instrument in samenwerking met vijf
gemeenten en het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Het
nieuwe instrument helpt gemeenten om de kwaliteit van gegevens en
processen rond GBA en reisdocumenten hoog te houden.
Ook biedt het instrument de minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties (BZK) voldoende middelen om zijn
verantwoordelijkheid voor het stelsel te kunnen nemen.
GBA-audit en onderzoek reisdocumenten
De huidige GBA-audit bewaakt de kwaliteit van de gegevens en
processen van de GBA. De ervaringen met de GBA-audit (ingesteld in
1999), de invoering van de GBA als basisregistratie en het
wetsvoorstel Basisregistratie Personen (BRP) bieden mogelijkheden
om controle en toezicht op de kwaliteit van de GBA anders vorm te
geven.
Met BeveiligingsNet, de huidige zelfevaluatie voor reisdocumenten,
wordt gecontroleerd hoe veilig de opslag, uitgifte en administratie
van reisdocumenten in een gemeente zijn. Om het nieuwe
controle-instrument meer eenheid te geven en het zo voor gemeenten
makkelijker te maken, wordt in het nieuwe evaluatie-instrument ook
de toets op het reisdocumentenproces meegenomen.
Wat gaat er veranderen?
Met de invoering van de Wet BRP zal voor de GBA-audit het volgende veranderen:
- de audit vindt voortaan jaarlijks plaats in plaats van eenmaal in de drie jaar;
- gemeenten gaan de audit zelf uitvoeren, dus niet meer door externe auditinstellingen maar via een zelfevaluatie.
Hoe ziet het nieuwe evaluatie-instrument eruit?
Het nieuwe evaluatie-instrument bevat twee vragenlijsten, een bestandscontrolemodule voor de GBA en een kwaliteitsmonitor.
Vragenlijsten
Het instrument bevat twee vragenlijsten, een vragenlijst over het GBA-proces en een vragenlijst over het reisdocumentenproces. De vragenlijsten helpen gemeenten hun processen rond de GBA en de reisdocumenten optimaal in te richten en deze te toetsen aan de wet- en regelgeving.
Bestandscontrolemodule
De bestandscontrolemodule (BCM) is een module bij het GBA V-systeem waarmee de gegevenskwaliteit van de GBA-persoonslijsten wordt gecontroleerd. De BCM voert controleregels uit op het gebied van structuur, domeinwaarden, consistentie en plausibiliteit van de gegevens.
Kwaliteitsmonitor
De kwaliteitsmonitor is een website in een besloten internetomgeving voor gemeenten. De kwaliteitsmonitor omvat:
- de vertaling van de antwoorden op de vragenlijsten in cijfermatige resultaten van de eigen gemeente;
- de presentatie van die resultaten in vergelijking met
- normcijfers en met de resultaten van andere gemeenten;
- de uitkomsten van de bestandscontroles in cijfermatige resultaten van de eigen gemeente;
- de presentatie van die resultaten in vergelijking met normcijfers en met de resultaten van andere gemeenten.
Voordelen van het nieuwe evaluatie-instrument
Het nieuwe instrument ondersteunt de gemeenten bij het uitvoeren van de kwaliteitszorg ten aanzien van de gegevens en processen rond de GBA en het reisdocumentenproces. Zo krijgt de gemeente met behulp van dit evaluatie-instrument de mogelijkheid om:
- de resultaten van de jaarlijkse evaluatie van de eigen gemeente te vergelijken met afgesproken normen, met eerdere resultaten van de eigen gemeente en met de resultaten van andere gemeenten;
- de kwaliteit van de processen vaker te toetsen, zonder dat de resultaten van die toets meteen openbaar worden gemaakt;
- de resultaten van de bestandscontroles te vergelijken met afgesproken normen, met eerdere resultaten van de eigen gemeente en met de resultaten van andere gemeenten;
- inzage te krijgen in de bevindingen die per persoonslijst zijn geconstateerd, zodat er nader onderzoek kan worden gedaan;
- analyses te verrichten over de resultaten van de bestandscontroles om trends te signaleren.
Toekomstige uitbreidingen
De bedoeling is dat het evaluatie-instrument nog uitgebreid
wordt met een voorziening voor het bijhouden van onterechte
bevindingen van de bestandscontroles en een automatisch
gegenereerde managementrapportage met informatie over de kwaliteit
van de administratie en de processen en aanbevelingen voor
verbetering. Daarnaast wordt ruimte gecreëerd voor gemeenten om
elkaar op de hoogte te brengen van praktijkvoorbeelden van hoe om
te gaan met de kwaliteit van de GBA en de aanpak van gebleken
knelpunten
(best practices). Het monitoren van het onderzoek van
terugmeldingen bij gemeenten wordt vooralsnog niet in het
evaluatie-instrument opgenomen. De bedoeling is dat dit pas gebeurt
als de Wet BRP in werking is getreden. In een later stadium wordt
ook bekeken of het nodig is om een inhoudelijke controle op de
verwerking van brondocumenten in het nieuwe instrument op te nemen.
Ook wordt dan bekeken op welke wijze dat het beste vormgegeven kan
worden.
Monitoring en nazorg
Het ministerie van BZK kan de inhoudelijke kwaliteit van de gegevens en het proces bij de gemeenten op afstand monitoren, nadat de gemeenten de gegevens hebben vrijgegeven. BZK analyseert de resultaten, om inzichtelijk te maken waar de eventuele knelpunten bij gemeenten zijn. Naast deze analyse kan getoetst worden of de situatie in de praktijk overeenkomt met de resultaten van de zelfevaluatie. Wanneer een gemeente niet tijdig aan de gestelde normen voldoet, wordt in overleg met BZK een verbeterplan opgesteld. Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) blijft de toezichthouder op de uitvoering van de wettelijke bepalingen als het gaat om de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, waarbij een sanctie tot de mogelijkheden behoort.
Jaarlijks zullen gemeenten een vorm van publieke verantwoording moeten afleggen aan de burger over de kwaliteit van de GBA, bijvoorbeeld het plaatsen van de resultaten op de website ‘Waarstaatjegemeente.nl’ of een vermelding in het burgerjaarverslag.
Pilot en invoering
Het moment van invoering van het nieuwe evaluatieinstrument is
afhankelijk van wijziging van wetgeving en agere regelgeving. Het
wetsvoorstel BRP wordt naar verwachting in de loop van 2011 aan de
Tweede Kamer aangeboden. De huidige ronde van de GBA-audit eindigt
in
juli 2013. Voordat het nieuwe evaluatie-instrument wordt ingevoerd,
vindt in het najaar van 2011 een pilot plaats bij ongeveer tien
gemeenten. Deze pilot heeft als doel om het nieuwe instrument in de
praktijk te toetsen en waar nodig te verbeteren. De pilot is op
vrijwillige basis. De pilotgemeenten zullen het hele proces
doorlopen. Gemeenten die belangstelling hebben voor deelname aan de
pilot, kunnen dit per e-mail kenbaar maken bij het Agentschap BPR
via kwaliteitsmonitor@bprbzk.nl.