U bevindt zich op: Home › GBA › Basisregistratie Personen › Voorlichting › Voorlichting aan afnemers
Voorlichting Basisregistratie personen aan afnemers opgestart
Alleen voor afnemers die tevens bestuursorgaan zijn, heeft de invoering van de GBA als basisregistratie consequenties. Vanaf het najaar 2007 worden afnemers voorgelicht. Complicerende factor hierbij is diversiteit van de afnemers.
Voorlichting 'GBA als basisregistratie' aan afnemers
Voor afnemers die tevens bestuursorgaan zijn, heeft de invoering
van de basisregistratie Personen consequenties. Vanaf het najaar
2007 is gestart met de voorlichting aan afnemers. Is uw organisatie
een bestuursorgaan en heeft uw organisatie nog geen voorlichting
gehad?
Vul bijgevoegd formulier in en mail het ingevulde formulier
naar backoffice@bprbzk.nl, dan neemt
één van de accountmanagers contact met u op.
Complicerende factor hierbij is diversiteit van de afnemers.
Er daarom gekozen voor de volgende voorlichtings- en begeleidingsstrategie:
- voorlichting/begeleiding met behulp van klantgroepen;
- individuele voorlichting/begeleiding aan ministeries;
- individuele voorlichting/begeleiding aan key-accounts.
Klantgroepen
De op de GBA aangesloten afnemers bestaan onder andere uit grote
groepen gelijksoortige afnemers (modelafnemers). Vanaf 2007 wordt
door de accountmanagers van het agentschap BPR samen met een
beperkte groep per modelafnemer, een voorlichtings/
begeleidingsplan "op maat" ontwikkeld.
Het voorlichtings/ begeleidingsplan zal worden voorbereid in
klantgroepen (werk- of expertisegroepen), waarbij tevens zal worden
bekeken in hoeverre bijvoorbeeld koepelorganisaties van de
betreffende modelafnemers een rol kunnen of willen spelen in de
voorlichting/begeleiding van hun achterban.
Omdat de verschillen tussen de diverse afnemers groot zijn zullen ook de gevolgen van de invoering van de basisregistratie Personen en de invoering van het BSN afnemersgroep variëren. Om die reden is gekozen voor bovenstaande aanpak.
Ministeries
De ministeries vergen een aparte aanpak inzake de invoering van
de basisregistratie Personen en BSN, en wel om de volgende
redenen:
De meeste ministeries zijn op dit moment voor een bepaald aantal
taken geautoriseerd. In verband met de invoering van de
basisregistratie Personen zal per ministerie moeten worden
geïnventariseerd voor welke taken persoonsgegevens worden
gebruikt, waarbij het goed mogelijk is dat nog niet voor uitvoering
van alle publieke taken waarbij persoonsgegevens nodig zijn, een
aansluiting op de GBA bestaat.
Begin maart 2007 is een brief gestuurd naar de Secretarissen-Generaal van de verschillende ministeries. In de brief staat een korte uitleg over de wijzigingen die de invoering van de GBA als basisregistratie met zich mee brengt. Tevens is gevraagd een contactpersoon op te geven die zich binnen het departement bezig houdt met de invoering van de basisregistratie(s). BPR adviseert ministeries een werk- of expertisegroep in te richten. Samen met de werkgroep zal inzicht moeten worden verkregen in activiteiten die zowel het ministerie, als het agentschap BPR nog moet uitvoeren om ervoor te zorgen dat de ministeries per 1-1-2010 de basisregistratie Personen en BSN te hebben ingevoerd. Vanaf de tweede helft van 2008 wordt getracht per ministerie een startbijeenkomst te plannen. Voor de grote ministeries geldt dat soms meerdere voorlichtingen (bijvoorbeeld per organisatieonderdeel of dienst) nodig zijn.
Key-accounts
De Key-accounts als afnemer van de GBA, zijn grote organisaties die vaak al van het begin van het GBA-stelsel zijn aangesloten op de GBA. Ook omdat deze afnemers deelnemen aan bijvoorbeeld het gebruikersoverleg GBA, zijn ze veelal al goed op de hoogte van de huidige ontwikkelingen inzake de GBA. De contactpersoon GBA weet daardoor meestal goed welke consequenties deze ontwikkelingen hebben op de eigen organisatie. Vanaf 2007 zal met de contactpersoon van de Key-account een gesprek plaatsvinden waarbij informatie wordt uitgewisseld en zal worden besproken hoe de organisatie de GBA als basisregistratie denkt in te voeren en wat de afnemer hierbij van het agentschap BPR verwacht.
Afnemers
Alle bestuursorganen (afnemers) worden bij wet verplicht de Authentieke gegevens in de GBA actueel te gebruiken. De Authentieke gegevens in de GBA betreffen de algemene gegevens over naam, geboorte, adres, partner, ouders, kind en overlijden. Ze zullen worden aangewezen in het Besluit GBA. Het wetsvoorstel bepaalt dat bestuursorganen die voor de vervulling van hun overheidstaken informatie over ingeschrevenen nodig hebben, daarvoor actuele Authentieke gegevens in de GBA moeten gebruiken. Met actueel wordt bedoeld dat wanneer men persoonsgegevens gebruikt, deze actueel uit de GBA moeten worden gehaald, bijvoorbeeld uit een centrale database of mid-office systeem die een aansluiting heeft op de GBA en dus niet uit bijvoorbeeld een 'eigen' bestand op een computer
Er bestaan op dit uitgangspunt uitzonderingen. Deze worden in de toelichting bij het wetsvoorstel beschreven. De eerste uitzondering treedt op wanneer een goede taakvervulling het verplichte gebruik van actuele Authentieke gegevens belet. U kunt daarbij denken aan situaties waarin instanties juist kritisch onderzoek zullen (moeten) doen naar personen en gegevens, zoals bij opsporing, controle, handhaving of preventie en bestrijding van (identiteits-)fraude. Denk ook aan gevallen van spoed, waarin raadpleging van de GBA teveel vertraging zou opleveren, zoals bij dreiging of calamiteiten (rampen en zware ongevallen). Authentieke gegevens hoeven evenmin verplicht gebruikt te worden, alsde gegevens in de GBA 'in onderzoek staan' of wanneer de afnemer gerede twijfel heeft over de juistheid van het gegeven en daarom een terugmelding doet aan de GBA.
De verplichte terugmelding op Authentieke gegevens
Alle bestuursorganen (afnemers) worden in het wetsvoorstel verplicht terug te melden aan de GBA. Deze verplichting bestaat, als gerede twijfel bestaat aan de juistheid van één of meer Authentieke gegevens.
De verplichte terugmelding gaat hand in hand met het verplicht gebruik. Juist verplicht gebruik van actuele Authentieke gegevens binnen de publieke sector, gecombineerd met de verplichte terugmelding van mogelijke fouten in Authentieke gegevens, is een belangrijk middel om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de Authentieke gegevens zo optimaal mogelijk is.
De processen en technische voorzieningen voor de terugmelding worden beschreven in de procesbeschrijving terugmelding en in het Logisch Ontwerp GBA (LO 3.6). In april 2007 is Logisch Ontwerp 3.5 geïmplementeerd waardoor gemeenten en afnemers in staat zijn gesteld op elektronische wijze te kunnen terugmelden. De terugmeldvoorziening (TMV) die dit technisch regelt, zorgt ervoor dat terugmeldingen door afnemers eenvoudig kunnen plaatsvinden en vervolgens bij de juiste gemeente terecht komen, die de terugmelding dan verder uitzoeken. Verder zal de TMV informatie gaan bevatten over actuele en historische terugmeldingen.
De TMV zal in de toekomst worden gekoppeld aan de overheidsbrede terugmeldfaciliteit (TMF). Nadat de processen organisatorisch, procesmatig en technisch zijn ingericht kan de afnemer een aanwijzing van de Minister van Binnenlandse zaken vragen en kan de afnemer worden aangesloten op de terugmeldvoorziening van de GBA.
Wat zijn de gevolgen voor afnemers?
De invoering van de basisregistratie Personen kan niet zomaar even snel worden 'geregeld'. Het inrichten van het verplicht gebruik en de terugmelding kan, afhankelijk van de situatie per organisatie, een complexe aangelegenheid zijn. Alle bestuursorganen die een publieke taak uitvoeren zijn verplicht persoonsgegevens actueel te halen uit, of ontlenen aan, de GBA. Bovendien moeten zij het terugmeldproces in hun organisatie vormgeven. Het gaat niet alleen om het koppelen van systemen met behulp van berichtenverkeer en een gegevensmagazijn of centrale database, er komen veel meer zaken bij kijken. Zoals het aanpassen of herontwerpen van (werk)processen, introduceren van nieuwe (werk)procedures (wie gaat binnen uw organisatie de terugmelding daadwerkelijk aan de GBA doen?), digitale formulieren, enzovoorts. Omdat processen van diensten of afdelingen veranderen en ook het werk(proces) van mensen zal worden aangepast, is bijvoorbeeld ook ervaring met verandermanagement nodig. Bovendien moeten vaak op tientallen plaatsen aanpassingen in applicaties en processen worden doorgevoerd.
De invoering van de verschillende onderdelen van de basisregistratie Personen verloopt van relatief eenvoudig naar relatief complex. Vergelijken en opschonen van bestanden is vaak relatief eenvoudig, omdat niet de hele organisatie op z'n kop wordt gezet. Het levert overigens meestal wel veel op, namelijk een grote kwaliteitsverbetering van de persoonsgegevens. Echter bij het invoeren van verplicht gebruik, terugmelding en eenmalige gegevensverstrekking zijn personele, organisatorische, procesmatige en technische veranderingen nodig. Hierdoor zal ook het management en/ of bestuur betrokken moeten zijn en beslissingen moeten nemen om een flinke stap richting elektronische overheid te zetten.
Omdat de basisregistratie (al) per 1 januari 2010 ingevoerd moet zijn, is sprake van een grote uitdaging. Het grootste risico (en tevens de diepste valkuil) is te denken dat de invoering alleen maar een ICT-project is.