U bevindt zich op: Home › GBA › Basisregistratie Personen › Betekenis en gevolgen
Afnemers
Wat betekent het voor afnemers?
Het verplichte gebruik van Authentieke gegevens
Alle bestuursorganen (afnemers) worden bij wet verplicht de Authentieke gegevens in de GBA te gebruiken. De Authentieke gegevens in de GBA betreffen de algemene gegevens over naam, geboorte, adres, partner, ouders, kind en overlijden. Ze zullen worden aangewezen in het Besluit GBA. Het wetsvoorstel bepaalt dat bestuursorganen die voor de vervulling van hun overheidstaken informatie over ingeschrevenen nodig hebben, daarvoor de Authentieke gegevens in de GBA moeten gebruiken.
Natuurlijk bestaan op dit uitgangspunt uitzonderingen. Deze worden in de toelichting bij het wetsvoorstel beschreven. De eerste uitzondering is dat een goede taakvervulling het verplichte gebruik van Authentieke gegevens belet. Denk aan situaties waarin instanties juist kritisch onderzoek zullen (moeten) doen naar personen en gegevens, zoals bij opsporing, controle, handhaving of preventie en bestrijding van (identiteits-)fraude. Denk ook aan gevallen van spoed, waarin raadpleging van de GBA teveel vertraging zou opleveren, zoals bij dreiging of calamiteiten (rampen en zware ongevallen). Authentieke gegevens hoeven evenmin verplicht gebruikt te worden, als ze in de GBA in onderzoek staan of de afnemer gerede twijfels heeft over de juistheid van het gegeven en daarom een terugmelding doet aan de GBA.
De verplichte terugmelding op Authentieke gegevens
Alle bestuursorganen (afnemers) worden in het wetsvoorstel verplicht terug te melden aan de GBA. Deze verplichting bestaat, als ze gerede twijfel hebben aan de juistheid van een of meer Authentieke gegevens.
De verplichte terugmelding gaat hand in hand met het verplicht gebruik. Juist verplicht gebruik van Authentieke gegevens binnen de publieke sector, gecombineerd met de verplichte terugmelding van mogelijke fouten in Authentieke gegevens, is een belangrijk middel om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de Authentieke gegevens zo optimaal mogelijk is. Zo helpen we elkaar.
De processen en technische voorzieningen voor de terugmelding worden beschreven in de procesbeschrijving terugmelding en in het Logisch Ontwerp GBA (3.5). Deze zal ervoor gaan zorgen dat terugmeldingen door afnemers eenvoudig kunnen plaatsvinden en vervolgens bij de juiste gemeente terecht komen. Verder zal de terugmeldingsvoorziening informatie gaan bevatten over actuele en historische terugmeldingen.
De terugmeldingsvoorziening zal worden ontwikkeld en geïntegreerd met de andere inspanningen binnen de modernisering van de GBA. De terugmeldingsvoorziening zal tevens worden afgestemd op de terugmeldingsvoorzieningen van andere basisregistraties.
Wat zijn de gevolgen voor afnemers?
De invoering van de GBA als basisregistratie kan niet zomaar even worden 'geregeld'. Het inrichten van het verplicht gebruik en de terugmelding kan, afhankelijk van de situatie per organisatie een complexe aangelegenheid zijn. Alle bestuursorganen die een wettelijke taak uitvoeren moeten de persoonsgegevens halen uit of ontlenen aan de GBA. Bovendien moeten zij het terugmeldproces in hun organisatie vormgeven. Het gaat niet alleen om het koppelen van systemen met behulp van berichtenverkeer en een gegevensmagazijn. Er komen veel meer zaken bij kijken, zoals het aanpassen of herontwerpen van processen, introduceren van nieuwe werkprocedures, digitale formulieren, etcetera. Omdat processen van diensten of afdelingen veranderen en ook het werk van mensen moet worden aangepast, zal ook ervaring met verandermanagement nodig zijn. Bovendien moeten, vooral binnen gemeenten, op tientallen plaatsen aanpassingen in applicaties en processen worden gedaan. In de komende jaren is extra capaciteit nodig om dit (projectmatig) te kunnen doorvoeren.
Het realiseren van eenmalige gegevensverstrekking is een belangrijk onderdeel van het verplicht gebruik. Onder andere het intakeproces moet op een andere wijze worden georganiseerd waarbij gedacht kan worden aan het digitaliseren van de intake en het automatisch aanleveren van de basisgegevens op het moment dat een burger een dienst wil afnemen. Ook deze verandering heeft consequenties voor het werk van de betrokken medewerkers.
De invoering van de verschillende onderdelen van de GBA als basisregistratie verloopt van relatief eenvoudig naar relatief complex. Vergelijken en opschonen van bestanden is relatief eenvoudig, omdat niet de hele organisatie op z'n kop wordt gezet. Het levert overigens meestal wel veel op, namelijk een grote kwaliteitsverbetering van de persoonsgegevens. Echter bij het invoeren van verplicht gebruik, terugmelding en eenmalige gegevensverstrekking zijn personele, organisatorisch, procesmatige en technische veranderingen nodig. Hierdoor zal ook het bestuur betrokken moeten zijn en beslissingen moeten nemen om daadwerkelijk een flinke stap richting elektronische overheid te zetten.
De genoemde aspecten zijn tevens risico's bij de invoering, omdat veel organisaties niet beschikken over extra capaciteit en veelal onvoldoende kennis en ervaring in huis hebben om de invoering tot een goed einde te kunnen brengen. Stevige ondersteuning is dus noodzakelijk. Omdat de basisregistratie (al) in 2010 ingevoerd moet zijn, is sprake van een grote uitdaging. Het grootste risico (en tevens de diepste valkuil) is te denken dat de invoering alleen maar een ICT-project is.